Conditions Générales

 

Politique de Confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

 

Table des matières

1.  Qui traite vos données personnelles via ce site internet ?

2.  Pour quelles finalités EC collecte-t-elle vos données personnelles ?

3.  Quels sont les destinataires des données personnelles collectées vous concernant ?

3.1  Catégories de destinataires

3.2  Transferts internationaux

4.  Combien de temps EC conserve-t-elle vos données personnelles ?

5.  Quels droits pouvez-vous exercer concernant le traitement de vos données personnelles  ?

6.  Qui contacter pour poser des questions relatives au traitement de vos données personnelles ?

7.  Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

8.  Quelles règles s’appliquent au traitement de vos données personnelles lorsque vous cliquez sur des liens placés sur le site internet EC, redirigeant vers des sites de partenaires d’EC ou d’autres sites ?

9.  Modifications de cette Politique de Confidentialité

 

1. Qui traite vos données personnelles via ce site internet ?

Europcar S.A.-N.V., dont le siège social est situé Av. d’Auderghem 68-74, 1040 Etterbeek (ci-après « EC ») est responsable du traitement des données à caractère personnel (c'est-à-dire de toute information permettant de vous identifier, directement ou indirectement) vous appartenant et recueillies via ce site internet.

Pour quelles finalités EC collecte-t-elle vos données personnelles ?

EC traite les données personnelles que vous communiquez volontairement à EC via ce site internet pour les finalités suivantes :

 

a) Vous enregistrer comme membre EC, créer votre compte et vous fournir d’un identifiant EC.

Ce traitement est nécessaire pour vous identifier ainsi que pour préparer et faciliter vos futures réservations et contrats de location avec EC

b) Votre réservation et votre contrat de location :

i. confirmer et assurer votre location ;

ii. modifier et annuler votre réservation ;  

iii. échanger avec vous concernant votre réservation et votre location (par exemple, pour vous fournir des informations sur votre réservation et votre location, pour vous envoyer des notifications de rappel avant de récupérer / restitution votre véhicule, pour répondre à vos questions ou suggestions) ;

iv. gérer votre location (récupération et restitution du véhicule) ;

v.  gérer vos factures ;

vi. gérer le recouvrement des sommes dues ;

vii. gérer les potentielles réclamations ;

viii. gérer le recouvrement potentiel d’indemnités en cas de dommages causés au véhicule ;

xi.gérer votre assurance.

Ce traitement est nécessaire pour permettre la réservation et l’exécution du contrat de location conclu avec EC.

c) Votre paiement des produits / services d’EC.

Ce traitement est nécessaire pour permettre l’exécution du contrat de location. Pour votre bonne information, EC ne peut conserver vos données de carte bancaire qu’avec votre consentement exprès afin de faciliter vos paiements ultérieurs.

d) L’amélioration des produits / services d’EC sur la base d’enquêtes clients que vous avez complétées.

Ce traitement, ayant pour objet d’avoir une meilleure connaissance des besoins des membres EC et de vous offrir des fonctionnalités personnalisées afin d’améliorer votre expérience des produits / services d’EC, est fondé sur l’ « intérêt légitime » d’EC.

e) Le fonctionnement du « chat » en temps réel d’EC pour vous fournir une assistance en ligne préalable.

Ce traitement, visant à créer une plus grande proximité et à établir une relation plus directe avec vous (notamment en répondant plus rapidement à vos questions), est fondé sur l’ « intérêt légitime » d’EC.

f) Mener des activités de prospection commerciale et de marketing, y compris :

i. l’envoi d’emails et de notifications par SMS concernant des offres spéciales et des promotions ;

ii. l’enregistrement de votre historique de location pour vous suggérer des produits / services préférés lorsque vous recherchez de nouvelles réservations / locations ;

iii. l’enregistrement de votre historique de location pour vous envoyer des offres spéciales et vous faire bénéficier d’avantages spéciaux selon le volume et la fréquence de vos achats ;

iv. l’envoi d’emails relatifs à une réservation que nous n’avez pas complété ou relatant  un état de vos demandes de réservations ;

v. la gestion de votre programme de fidélité et de votre carte de membre ;

vi. l’organisation de concours et de tirages au sort ;

vii. la gestion et la mise à jour de la base de clients / prospects d’EC.

Les activités de prospection commerciale, c’est à dire l’envoi de message à caractère commercial d’EC visant à promouvoir les produits / services d’EC, sont soumises à votre consentement exprès.

A titre d’exception, si vous êtes déjà un client existant d’EC et que le message concerne des produits / services similaires à ceux que vous avez déjà commandés, le traitement sous-jacent visant à promouvoir ces produits / services ne sera pas fondé sur votre consentement mais sur l’ « intérêt légitime » d’EC.

g) La gestion des contraventions, en particulier pour :

i. transférer à la Police l’identité du conducteur principal mentionné sur le contrat de location ;

ii. satisfaire aux procédures de recouvrement des amendes auxquelles EC est assujettie eu égard aux autorités belges et étrangères ainsi que la facturation correspondante

Ce traitement est fondé sur une obligation légale d’EC.

 

h) La gestion et la mise à jour d’une liste de clients présentant certains risques contractuels, eu égard à :

i. des incidents de paiement ayant pour conséquence des procédures judiciaires ;

ii. des accidents de la circulation ou des dommages répétés causés par un client d’EC ;

iii. des accidents ou dommages causés volontairement par un client EC ;

iv. l’utilisation des véhicules EC en violation des conditions générales de location de véhicules

Ce traitement, visant à réduire l’exposition d’EC aux risques pendant l’exécution des contrats de location, est fondé sur l’« intérêt légitime » d’EC. Si vous apparaissez sur cette liste de clients à risques, votre location sera rejetée. Sous certaines conditions, vous pourrez contester cette décision en contactant customer.servicesbelgium@europcar.com.

i) Concernant les éventuels véhicules connectés :

- de surveiller l'état, la performance et les fonctionnalités des véhicules et effectuer des statistiques sur les paramètres de fonctionnement du véhicule ou l’état d’usure des pièces sur la base des données d’usage. Par exemple, ce traitement permet à EC de vérifier l'état de remplissage du réservoir ou le niveau de la batterie d'un véhicule, afin que chaque véhicule se trouve en bon état de marche et disponible pour en cas de réservation. Ce traitement est fondé sur « l'intérêt légitime » d’EC

- la géolocalisation des véhicules de location dans certains cas précis uniquement – la prévention des infractions potentielles, la lutte contre les cas de vol et de fraude, la vérification du nombre de kilomètres parcourus et l’obtention d’un état du véhicule en cas d’urgence. Ce traitement est fondé sur le respect d’une obligation légale et l’exécution du contrat de location.

Pour votre parfaite information, EC traite certaines données personnelles vous concernant via des « cookies » et autres traceurs collectés à chaque visite du site internet d’EC. Ces traitements sont opérés conformément à la Politique de Cookies d’EC, que nous vous invitons à consulter. Vous pouvez accepter ou refuser ces cookies et autres traceurs en suivant les instructions fournies dans la Politique de Cookies d’EC.

 

Quels sont les destinataires des données personnelles collectées vous concernant ?

3.1 Catégories de destinataires

Vos données personnelles pourront être communiquées, si nécessaire / pertinent :

a) aux salariés et représentants autorisés d’EC, aux autres sociétés du même groupe et/ou aux sociétés du réseau de franchise d’EC, aux agents / intermédiaires mandatés par EC, pour les finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité ;

b) aux agences et prestataires, y compris informatiques pour des raisons techniques, qui assistent EC pour vous fournir ses produits / services.

Les principaux prestataires informatiques d’EC sont :

i. Cap Gemini, pour le développement et la maintenance des applications métier ;

ii. Sopra Steria, pour la maintenance et le support aux utilisateurs de ces systèmes ;

iii. Unisys, pour l’intégration et la maintenance d’équipements informatiques ;

iv. SalesForce, pour l’automatisation des services de marketing ;

v. Google Inc., en particulier pour l’hébergement de données et les applications métier ;

vi. Media A et Advalvas, pour l’hébergement de données et les applications métier.

c) concernant les informations traitées pour le paiement des contraventions, à la Police;

d) Mobile Web (application mobile), pour l’échange d’informations avec les conducteurs via SMS.

EC peut également communiquer vos données personnelles dans la mesure requise par la loi et/ou par les autorités compétentes.

 

3.2 Transferts internationaux

Si nécessaire pour vous fournir des produits / services d’EC conformément aux finalités précitées, EC transfèrera vos données personnelles en dehors de l’UE vers les tiers mentionnés ci-dessus.

Selon les hypothèses, certains destinataires pourront être situés dans les pays reconnus par la Commission Européenne comme apportant un niveau de protection des données personnelles adéquat ou dans des pays qui n’ont pas été reconnus par la Commission Européenne comme apportant un tel niveau de protection. En toute hypothèse, EC a mis en place des mesures de protection appropriées pour protéger vos données personnelles, conformément au règlement européen n°2016/679.

Pour plus d’informations concernant les pays vers lesquels vos données personnelles peuvent être transférées, leur niveau de protections des données et les mesures de protection potentiels mise en place par EC, cliquez ici.

 

4. Combien de temps EC conserve-t-elle vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées pour différentes durées, en fonction des finalités du traitement concernées :

Finalité

Durée de conservation

Votre enregistrement en tant que membre d’EC, la création de votre compte et la fourniture de votre identifiant EC

Votre réservation et votre location de véhicule

 

Pour la durée de la relation commerciale.

Cependant, les informations servant à la preuve d’un droit ou d’un contrat de location, ou qui doivent être conservées en vertu d’une obligation légale, pourront faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée qui n’excédera pas les finalités de conservation, conformément au droit applicable.

 

Paiement – Données de carte bancaire

 

Dès la réalisation effective du paiement.

Cependant, les données de carte bancaire (à l’exclusion du cryptogramme visuel) :

 
  • qui permettent d’apporter la preuve d’un paiement (c'est-à-dire le numéro de carte et la date de validité) font l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée de 13 mois à compter du paiement effectif pour une carte de paiement et de 15 mois pour une carte à débit différé, et ne sont utilisées qu’en cas de contestation de la transaction ;
  • peuvent être conservées pour une durée plus longue avec votre consentement exprès afin de facilité des paiements ultérieurs.

En toute hypothèse, à l’expiration de la carte bancaire, les données relatives à cette carte seront supprimées.

Prospection commerciale et marketing

 

Pour les clients EC, 3 années à compter de la fin de la relation commerciale avec EC.

Pour les prospects – qui ne sont pas des clients d’EC – 3 années à compter de la collecte de vos données personnelles OU à compter de votre dernière demande d’informations à EC.

Cookies

Veuillez consulter la Politique de Cookies d’EC

 

Fonctionnement du chat en temps réel

3 années à compter du dernier contact commercial avec EC

 

Amélioration des services d’EC en fonction de vos préférences

3 années à compter du dernier contact commercial avec EC

 

Paiement des contraventions

Pour la durée nécessaire à l’identification du conducteur responsable de la commission de l’infraction à l’origine de la contravention, qui ne peut excéder 15 jours à compter de la réception de la contravention. Cependant, les informations pertinentes peuvent être conservées pour une durée plus longue à compter de la réception de la contravention, dans le cadre d’une politique d’archivage intermédiaire.

Gestion et mise à jour d’une liste de clients présentant certains risques contractuels, y compris :

​i. les incidents de paiement ayant pour conséquence des procédures judiciaires ;

ii. les accidents de la circulation ou des dommages répétés causés par un client d’EC ;

iii. les accidents ou dommages causés volontairement par un client EC

10 années à compter de la réalisation de l’événement

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

iv. l’utilisation des véhicules EC en violation des conditions générales de location de véhicules.

10 années à compter de la réalisation de l’événement
 

 

5. Quels droits pouvez-vous exercer concernant le traitement de vos données personnelles ?

A tout moment, vous pouvez consulter et/ou mettre votre profil personnel à jour, comprenant les informations relatives à votre adhésion à EC, votre statut de conducteur et vos préférences de location de véhicule, via le lien « MyEuropcar » accessible dans la barre de navigation principale du site internet d’EC. Vous aurez la possibilité de changer votre mot de passe, votre question secrète, de mettre à jour ou rectifier votre numéro de téléphone, adresse postale, adresse de courrier électronique, les informations relatives à votre permis de conduire ainsi que de mettre vos préférences de location et de voyage à jour, y compris les assurances, moyens de paiement et votre adhésion au programme de voyageur fréquent (« Frequent Flyer Program »).

Conformément au règlement UE n°2016/679, vous bénéficiez également des droits suivants :

a) Droit d’ « accès » : droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées par EC et, le cas échéant, d’accéder à ces données personnelles et d’obtenir de plus amples informations sur les caractéristiques du traitement ;

b) Droit de « rectification » : droit d’obtenir la rectification de données personnelles inexactes ou le droit d'obtenir que des données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ;

c) Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : droit d'obtenir l'effacement de vos données personnelles dans certaines circonstances ; [1];

d) droit d’ « opposition » : le droit de s’opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles et d'empêcher EC de poursuivre un tel traitement :

i. lorsque vos données sont traitées à des fins de prospection commerciale ;

ii. lorsque vos données personnelles sont traitées sur la base de l’ « intérêt légitime » d’EC. Dans cette hypothèse, votre demande recevra une réponse favorable si vous communiquez à EC la situation particulière légitimant votre demande, sauf si EC peut démontrer qu’une autre base légale s’y oppose eu égard à votre situation particulière.

e) Droit de « retirer votre consentement » : si le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, le droit de retirer son consentement au traitement de ses données personnelles à tout moment et d’empêcher EC de continuer un tel traitement ;

f) Droit à la « portabilité des données » : lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement par des moyens automatisés, le droit de recevoir vos données personnelles fournies à EC et de transmettre ces données à un tiers ;

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez contacter le service client d’EC aux coordonnées précisées à l’article 6.

Afin de protéger votre vie privée et la sécurité de vos données, nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès ou de rectifier vos données.

Conformément à l’article 77 du règlement n°2016/679, vous pouvez formuler une réclamation relative au traitement de vos données personnelles auprès de l’autorité de régulation de votre pays si vous considérez que le traitement de vos données personnelles est opéré en violation du règlement n°2016/679.

 


[1] Lorsque (i) les données ne sont plus nécessaires eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, (ii) vous retirez votre consentement et qu’il n’existe aucune autre base légale pour le traitement, (iii) vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe aucune autre base légale contraire, (iv) il a été démontré que vos données personnelles ont été traitées de manière illicite, afin de se conformer à une obligation légale.

 

6. Qui contacter pour poser des questions relatives au traitement de vos données personnelles ?

Selon la finalité de votre demande :

a) Pour les questions générales concernant le traitement de vos données personnelles par EC : privacyinformation-belgium@europcar.com
 
b) Pour exercer vos droits (accès, rectification, suppression, etc.) : vous pouvez utiliser le formulaire téléchargeable en ligne ici ou contacter le service client d’EC : customer.servicesbelgium@europcar.com
 

7. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

EC s’engage à protéger les informations recueillies via ce site internet.

En particulier, EC utilise des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir tout traitement non-autorisé ou illicite, toute perte ou destruction accidentelle de vos données personnelles.

Les systèmes informatiques d’EC sont configurés pour permettre le chiffrement/cryptage de données, des mesures de brouillage, et des pare-feux conformes aux standards de l’industrie. Lorsque vous communiquez des informations personnelles à un site EC via le réseau Internet, vos données sont protégées par la technologie de « Transport Layer Security » (TLS) pour s’assurer que cette transmission soit sécurisée.

Toutes les transactions faites via le site interne EC avec votre carte bancaire sont effectuées sur un serveur sécurisé – « Secure Server Technology ». Notamment, cette technologie:

a) assure à votre navigateur que vos données sont envoyées au serveur adéquat et que celui-ci est sécurisé ;

b) assure le chiffrement/cryptage de vos données, de façon à ce que celles-ci ne puissent être lues que par un serveur sécurisé ;

c) vérifie que les données transférées ne puissent pas être altérées.

 

8. Quelles règles s’appliquent au traitement de vos données personnelles lorsque vous cliquez sur des liens placés sur le site internet EC, redirigeant vers des sites de partenaires d’EC ou d’autres sites ?

Vous trouverez sur ce site divers liens vers les sites internet de partenaires d’EC (par exemple, pour des services de voyage). EC souhaite attirer votre attention sur le fait que cette Politique de Confidentialité ne s’applique pas aux traitements de vos données personnelles opérés par nos partenaires ou d’autres tiers, pouvant intervenir lorsque vous consultez leurs sites internet, et qu’EC n’est pas responsable de ce type de traitements. Nous vous invitons à consulter les Politiques de Confidentialité des partenaires et autres tiers d’EC pour prendre connaissance des règles applicables aux traitements de vos données personnelles opérés par ces derniers.

9. Modifications de cette Politique de Confidentialité

Cette politique de confidentialité a été publiée le 25 mai 2018. En cas de modification de cette politique de confidentialité par EC, vous serez informés des modifications sur cette page.

Lorsqu’une modification a un impact sur un traitement effectué sur la base de votre consentement, EC vous contactera pour obtenir un nouveau consentement.

 

 

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