Algemene voorwaarden

 

Privacybeleid

PRIVACY BELEID

 

INHOUDSOPGAVE

1.  Wie verwerkt uw persoonlijke gegevens die vanuit deze website worden opgehaald?

2.  Met welke doeleinden verzamelt Europcar uw persoonlijke gegevens?

3.  Wie ontvangt de persoonlijke informatie de we over u inzamelen?

3.1  Categorieën van ontvangers

3.2  Internationale transfers

4.  Hoelang worden uw persoonlijke gegevens door Europcar bewaard?

5.  Welke rechten kan u uitoefenen inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

6.  Wie te contacteren wanneer u vragen of verzoeken heeft inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

7.  Hoe beschermt Europcar uw persoonlijke gegevens?

8.  Welke regels zijn van toepassing inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens wanneer er geklikt wordt op links vanuit de Europcar website naar website van partners of andere partijen?

9.  Wijzigingen aan het privacy beleid

 

1. Wie verwerkt uw persoonlijke gegevens die vanuit deze website worden opgehaald?

Europcar N.V. met maatschappelijke zetel te Oudergemlaan 68-74 te 1040 Etterbeek (hierna vermeld als "EC") is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens (i.e. informatie die toelaat om u rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren) ingezameld vanuit deze website.

2. Met welke doeleinden verzamelt Europcar uw persoonlijke gegevens?

EC verwerkt persoonlijke gegevens die u vrijwillig aan Europcar bezorgt via deze website voor volgende doeleinden:

a) Om u te registreren als EC lid, voor de creatie van uw account en het ter beschikking stellen van een EC ID.

Deze verwerking is noodzakelijk om u te kunnen identificeren en om uw toekomstige reservaties & huurovereenkomsten met Europcar voor te bereiden en te faciliteren.

b) Uw reservatie en uw huurovereenkomst:

i. om uw reservatie te bevestigen en te verzekeren

ii. om uw reservatie te wijzigen of te annuleren  

iii. om informatie uit te wisselen met u inzake uw boeking of uw verhuring (bijvoorbeeld herinnering van de checkin of checkout tijd of om te antwoorden op uw vragen of suggesties)

iv. om uw verhuring te beheren (aflevering en inlevering van het voertuig)

v.  om uw facturen te beheren

vi. om de betaling van achterstallige schulden te beheren

vii. om mogelijke klachten of reclamaties te beheren

viii. om schade aan het EC voertuig te herstellen

xi. om uw verzekering te beheren.

Deze verwerking is noodzakelijk om de reservatie en de uitvoering van de huurovereenkomst te verzekeren die U heeft afgesloten met EC

c) Uw betaling voor EC producten en diensten.

 

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de huurovereenkomst. Te uwer informatie, EC kan de informatie met betrekking tot uw betaalkaarten enkel bewaren mits uw uitdrukkelijke instemming met het oog op het faciliteren van toekomstige betalingen.

d) De verbetering van EC producten en diensten op basis van klantenenquêtes die u heeft ingevuld

Deze verwerking gebeurt vanuit het oogpunt om een beter inzicht te verkrijgen over de noden en eisen van EC leden en om u op maat gemaakte formules te bezorgen die uw ervaring van onze producten en diensten optimaliseren. Deze verwerking is gebaseerd op Europcar’s “legitieme interesse”

 

e) De werking van de EC live web chat om u te voorzien van voorafgaande online begeleiding

Deze verwerking, gericht op de creatie van een nauwere, klantgerichte relatie met u (dankzij het sneller beantwoorden van uw vragen) is gebaseerd op Europcar’s “legitieme interesse”

 

f) Promotionele en marketing gerelateerde activiteiten, in het bijzonder:

i. het versturen van email & SMS notificaties voor speciale promoties & deals

ii. het bijhouden van uw persoonlijke verhuurhistoriek zodat we u geprefereerde producten en diensten kunnen voorstellen wanneer op u een nieuwe verhuring boekt

iii. het bijhouden van uw persoonlijke verhuurhistoriek om u speciale aanbiedingen te versturen en u te laten genieten van special voordelen afhankelijk van het volume en de frequentie van uw verhuringen;

iv. het versturen van mails inzake een reservatie die niet afgewerkt werd of om u een overzicht te versturen van een reservatieverzoek

v. het beheer van uw getrouwheidsprogramma en lidmaatschapskaart;

vi. de organisatie van promotionele wedstrijden / acties;

vii. het beheer en bijhouden van EC's klanten- en prospectendatabase.         

Rechtstreekse verwerkingsactiviteiten van Marketing, met name elke commerciële boodschap van EC met tot doel om EC producten en diensten te promoten, dient uitdrukkelijk door u goedgekeurd te worden.

Ter uitzondering, indien u reeds een bestaande EC klant bent en indien de boodschap producten en diensten betreft dat u reeds heeft aangeschaft, dan zal de achterliggende verwerking niet gebaseerd worden op uw goedkeuring maar op Europcar’s legitieme interesse.

g) Het beheer van boetes, met name:

i. het doorgeven van de identiteit van de bestuurder (of de potentiële bestuurder) aan de politiediensten

ii. om te beantwoorden aan de betalingsprocedure van boete waaraan EC onderhevig is

Deze verwerking is wettelijk verplicht.

h) Het beheer en het bijhouden van een lijst van klanten die een zeker contractueel risico inhouden gebaseerd op:

i. betalingsproblemen waaruit een legale actie is voortgekomen

ii. ongevallen met EC voertuigen of herhaaldelijke schade veroorzaakt door de EC klant

iii. vrijwillig / met opzet door de EC klant veroorzaakte ongevallen of schade

iv. gebruik van de EC voertuigen dat kan beschouwd worden als een schending van de Algemene Huurvoorwaarden die erop van toepassing zijn

Deze verwerking, gericht op risicobeheersing bij de uitvoering van de huurovereenkomst, is gebaseerd op Europcar’s legitieme interesse. Indien u deel uitmaakt van de lijst van klanten waaraan Europcar niet wenst te verhuren, dan zal uw verhuring geweigerd worden. Indien u dit wenst, heeft u het recht om deze beslissing te betwisten door contact op te nemen met de Customer Relations customer.servicesbelgium@europcar.com.

i) Met betrekking tot de zogenaamde “connected cars”:
 
 

- geolocatie mag enkel toegepast en uitgevoerd worden in specifieke gevallen: om potentiële inbreuken te anticiperen, om fraudegevallen en diefstal te bestrijden of om de staat van het voertuig te controleren in een noodsituatie. Deze behandeling is gebaseerd op een legale verplichting en kadert in de uitoefening van de huurovereenkomt.

- om toezicht te houden op de staat, prestaties en functionaliteiten van het voertuig en statistieken op te maken over de prestaties van het voertuig of het slijtageniveau gebaseerd op gebruiksgegevens. Bijvoorbeeld, de behandeling van deze gegevens stelt Europcar in staat om na te kijken wat het brandstofpeil is of het batterijniveau opdat elk voertuig in goede staat verkeert en klaar staat om verhuurd te kunnen worden. Deze behandeling kadert in de “legitieme interesse” van EC

 

Europcar doet ook een zekere verwerking van uw persoonlijke informatie via cookies en andere tracers verzameld elke keer u de Europcar website bezoekt. Deze verwerkingsprocessen zijn onderworpen aan de bepalingen en beginselen uit de EC Cookies Policy, dewelke wij u aanraden om grondig door te nemen. U kan deze cookies en andere tracers aanvaarden of weigeren door de instructies te volgen die u opgelijst staan in de EC Cookies Policy.

 

3. Wie ontvangt de persoonlijke informatie de we over u inzamelen?

3.1 Categorieën van ontvangers

Uw persoonlijke gegevens zullen vrijgegeven worden, indien noodzakelijk of relevant voor:

a) aan het gemachtigd personeel van EC en andere entiteiten van dezelfde groep en/of entiteiten uit EC’s franchise netwerk of agentschappen of sales bemiddelaars die door Europcar werden aangewezen en enkel voor de doeleinden die beschreven staan in dit privacybeleid

b) externe IT dienstleveranciers voor technische doeleinden om EC te helpen in het aanbieden van zijn producten en diensten. De belangrijkste IT dienstleveranciers zijn:

i. Cap Gemini, voor de ontwikkeling en onderhoud van business applicaties;

ii. Sopra Steria, voor het onderhoud van data center en user support diensten;

iii. Unisys, voor de implementatie en onderhoud van hardware;

iv. SalesForce, voor de automatisering van marketing diensten;

v. Google Inc., in het bijzonder voor het hosten van diensten en business applicaties;

vi. Media A and Advalvas, voor het hosten van diensten en business applicaties;

c) de verwerking van boetes met het oog op de betaling aan de politiediensten.

d) Mobile Web (mobiele applicatie), voor de uitwisseling van informatie per sms met de bestuurder(s).

EC kan uw persoonlijke gegevens ook vrijgeven in het kader van toepasselijke wet- en/of regelgeving.

 

3.2 Internationale transfers

Vanuit de noodzaak u te voorzien met EC diensten, zal EC en in de mate dit noodzakelijk voor de doeleinden in het kader van toepasselijke wet- of regelgeving, zal EC uw persoonlijke gegevens doorspelen aan externe partijen/autoriteiten buiten de EU

Afhankelijk van het geval zullen bepaalde ontvangers gevestigd zijn in landen die door de Europese Commissie erkend zijn als hebbende een adequaat niveau van gegevensbescherming en andere in landen waarvoor dit niet het geval is. In elk geval, heeft Europcar voldoende zekerheid in gebouwd om uw gegevens te beschermen conform de EU wetgeving 2016/679.

Om meer informatie in te winnen over de landen waarnaar uw gegevens doorgestuurd kunnen worden, het niveau van gegevensbescherming in deze landen en de manier van gegevensbescherming door EC klik hier.

 

 

4. Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens door Europcar bewaard?

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard voor verschillende periodes afhankelijk van de verwerkingsdoeleinden:

Doeleind

Bewaarperiode

Uw lidmaatschap als EC klant, de creatie van uw klantenbestand en uw bestuurdersprofiel (Driver ID)

Uw reservatie en voertuighuur

Voor de duur van de commerciële relatie.

Echter, informatie die mogelijk aanleiding geeft tot het afsluiten van een huurovereenkomst of informatie die moet bewaard worden voor een zekere periode die wettelijk vastgelegd staat, kan onderhevig zijn aan een intermediair bewaarbeleid. De bewaarperiode mag de maximumduur die nodig is voor het bedoelde doeleind niet overschrijden, conform de geldende wetgeving hieromtrent.

Betaling – betaalkaarinformatie

 

Tot de effectieve uitvoering van de betaling.

Echter, betaalkaartinformatie (met uitzondering van de visuele encryptie):

  • dat blijk geeft van een betaling (met name kaartnummer en geldigheidsdatum) is onderhevig aan een intermediair bewaarbeleid voor een periode van 13 maanden na de effectieve betaling voor een kredietkaart en 15 maanden voor een debietkaart indien de transactie betwist wordt
  • kan langer bewaard worden, afhankelijk van uw uitdrukkelijke goedkeuring om toekomstige betalingen te faciliteren.

In elk geval, indien de geldigheidsduur van de betaalkaart verstreken is, zal alle informatie hierover verwijderd worden.

Promotionele en marketing gerelateerde activiteiten

 

Voor EC klanten, 3 jaar na het einde van de relatie met EC.

Voor prospecten – die geen EC klant zijn – 3 jaar vanaf de inzameling van uw persoonlijk gegevens OF vanaf de datum van het laatste verzoek dat u gemaakt heeft

Cookies

Gelieve Europcar’s Cookies Policy door te nemen

Werking van de EC live web chat

3 jaar na het einde van de relatie met EC.

Verbetering van de EC diensten in het teken van uw voorkeuren

3 jaar na het einde van de relatie met EC.

Betaling van boetes

Voor de periode die nodig is om de bestuurder te identificeren (of de potentiële bestuurder) die aansprakelijk is voor de inbreuk die geleid heeft tot de boete, dewelke niet meer dan 15 dagen na ontvangst van de betrokken boete kan overschrijden. Echter, relevante informatie kan langer bewaard worden – zelfs tot 5 jaar na ontvangst van de boete- indien onderhevig aan een intermediair bewaarbeleid

Het beheer en het bijhouden van een lijst van klanten die een zeker contractueel risico inhouden, met name:

​i. betalingsproblemen die aanleiding hebben gegeven tot legale acties

ii. ongevallen met het voertuig of herhaaldelijke schade veroorzaakt door de EC klant

iii. vrijwillig/met opzet veroorzaakte schade en ongevallen

10 jaar vanaf de datum van de gebeurtenis / het incident

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

iv. het gebruik van de EC voertuigen in strijd met de Algemene Huurvoorwaarden

 

10 jaar vanaf de datum van de gebeurtenis / het incident

 

5. Wat zijn uw rechten inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

Op gelijk welk moment, kan u uw persoonlijk profiel inkijken of bijwerken, met inbegrip de registratie van uw lidmaatschap, bestuurdersinformatie en de informatie over uw verhuurvoorkeuren, via de “My Europcar” link, die toegankelijk is via de algemene navigatiebalk van de EC website. U kan uw paswoord wijzigen, de geheime vraag, uw telefoonnummer, adres, mailadres, rijbewijsinformatie en uw voorkeuren met betrekking tot verhuur en reizen (verzekeringen, betalingsmiddelen en frequent traveller lidmaatschap)

Conform de EU verordening 2016/679, kan u ook genieten van volgende rechten:

a) recht op “inzage: het recht om bevestiging te krijgen dat uw persoonlijke gegevens al dan niet verwerkt worden door EC, en, waar dit het geval is, het recht om toegang te krijgen tot deze persoonlijke gegevens en duidelijke informatie te verkrijgen over de verwerkingswijze en verwerkingsprocessen;

b) recht op “rechtzetting en aanvulling”: het recht om een rechtzetting te vragen van incorrecte persoonlijke gegevens of het recht om onvolledige persoonlijke data te laten vervolledigen, (inclusief de opname van een persoonlijke bijkomende verklaring);

c) recht op "verwijdering" (of het zogenaamde recht op “vergetelheid”): het recht om de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te eisen in bepaalde gevallen[1];

d) het recht om “bezwaar” te maken tegen de gegevensverwerking: op elk moment heeft u het recht om de gegevensverwerking door EC te betwisten en de gegevensverwerking te laten stopzetten:

i. wanneer uw gegevens verwerkt worden voor directe marketing doeleinden;

ii. wanneer uw persoonlijke gegevens verwerkt worden in het kader van EC’s legitieme interesse, zal uw verzoek enkel goedgekeurd worden indien u voldoende (aan de hand van een beschrijving van de feiten) kan aantonen dat uw verzoek legitiem is in het kader van uw specifieke situatie tenzij EC kan aantonen dat er een legale basis bestaat om uw gegevens wel te verwerken

e) recht om “uw goedkeuring in te trekken”: in de gevallen waar de verwerking van uw persoonlijke gegevens gebaseerd is op uw goedkeuring, kan u op elk moment het recht inroepen om die goedkeuring in te trekken om het verwerkingsproces bij EC stop te zetten.

f) recht op "dataportabiliteit”: in de gevallen waar de verwerking van uw persoonlijke gegevens gebaseerd is op uw goedkeuring en uitgevoerd wordt door automatische processen, heeft u het recht om de door EC verwerkte persoonlijke gegevens te ontvangen en deze door te sturen naar een aangewezen derde.

Indien u één van deze rechten wenst in te roepen, gelieve contact te nemen met onze klantendienst zoals gemeld in de hieronder gemelde sectie 6.

Om uw privacy en veiligheid te waarborgen, nemen we logische stappen om uw identiteit te verifiëren alvorens toegang te schenken tot of aanpassingen te doen aan uw persoonlijke gegevens.

Conform artikel 77 van de EU 2016/679 verordening, kan u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonlijke gegevens bij de regelgevende instantie die instaat voor de gegevensbescherming in uw land[2] indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonlijke gegevens ingaat tegen bovenvermelde verordening van de EU.

 


[1] Indien (I) de gegevens niet langer noodzakelijk zijn in het kader van het doeleind waarvoor ze verwerkt warden (II) indien u zelf uw goedkeuring intrekt en er bijgevolg niet langer een legale grond is om deze te verwerken en (III) indien u bezwaar aantekent tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens zonder dat er wetgeving overheerst (IV) indien het bewezen is dat uw persoonlijke gegevens op illegale wijze verwerkt worden (V) om tegemoet te komen aan een legale verplichting

[2] Het land waar u uw officiële woonplaats geregistreerd staat of uw werkplaats of de plaats waar een mogelijke inbreuk heeft plaatsgevonden

 

 

6. Wie te contacteren wanneer u een verzoek heeft inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

Afhankelijk van de bedoeling van uw verzoek, kan u de hieronder vermelde contactwijzen hanteren:

a) Voor algemene verzoeken aangaande de verwerking van de persoonlijke gegevens uitgevoerd door EC: privacyinformation-belgium@europcar.com

b) Om uw rechten uit te oefenen (toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, ….): kan u gebruik maken van het online formulier dat hier beschikbaar staat of dient u contact te nemen met de klantendienst: customer.servicesbelgium@europcar.com

7. Hoe beschermt Europcar uw persoonlijke gegevens?

EC zet zich in om de bescherming van de informatie te garanderen die ze inzamelt via haar website.

In het bijzonder, EC gebruikte gepast fysische, technische en organisatorische veiligheidsstappen om een ongemachtigde of onwettige verwerking en/of mogelijk verlies of schade aan uw persoonlijke gegevens te vermijden.

EC’s systemen zijn geconfigureerd met data encryptie, of scramble technologieën en industriële standaard firewalls. Wanneer u uw persoonlijke informatie doorstuurt via een EC website over het internet, worden uw gegevens beschermd door “Transport Layer Security” technologie om de veilige verzending te garanderen

Gelijk welke kredietkaarttransactie die u via EC website doorvoert, wordt gedaan op een beveiligde server via Secure Server Technology. Deze technologie:

 

a) zorgt ervoor dat uw gegevens doorgestuurd worden naar de correcte computer server en dat deze server veilig is;

b) codeert de gegevens, zodat deze niet leesbaar is, tenzij door de beheerders van de beveiligde server;

c) verifieert de gegevens die doorgestuurd worden om zeker te zijn dat deze ongewijzigd bleven.

 

8. Welke regels zijn van toepassing inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens wanneer er geklikt wordt op links vanuit de Europcar website naar website van partners of andere?

U kan op onze website meerdere links terugvinden naar de websites van EC’s partners of naar de websites van derden (bijvoorbeeld tour operators & reisagenten). EC wilt u erop wijzen dat dit privacybeleid niet van toepassing is op de verwerking van uw persoonlijke gegevens door onze partners of de door de andere partijen wanneer u hun respectievelijke websites bezoekt en dat EC niet aansprakelijk is voor deze verwerking. We raden u dan ook aan om het privacybeleid van onze partners en de vermelde andere partijen grondig door te nemen zodat u beschikt over duidelijke informatie inzake de verwerking van uw persoonlijke gegevens door hen.

9. Wijzigingen aan het privacybeleid

Dit privacybeleid werd gepubliceerd op 24/05/2018. In geval er wijzigingen worden doorgevoerd aan dit beleid, zullen deze wijzigingen gemeld worden door EC op deze webpagina.

Wanneer een wijziging een onmiddellijke impact heeft op de verwerking van uw gegevens waarvoor uw goedkeuring vereist is, dan zullen we u contacteren om een nieuwe goedkeuring te bekomen.

 

0032 2 348 92 12

Dezelfde applicatie. Meer mobiliteit.

Download de mobiele Europcar applicatie beschikbaar op iPhone, iPad en Android!

Meer informaties